Cách quản lý các công việc SEO trong dự án của bạn

Lợi thế của tổ chức Kanban SEO

Chúng tôi không phát minh lại bánh xe: tổ chức Kanban đã được sử dụng với SEO trong nhiều năm, vì nó cho phép bạn trực quan hóa nhanh trạng thái của các nhiệm vụ dự án với cách tổ chức theo cột (cần làm, đang tiến hành và đã hoàn thành). Có thể thêm nhiều nhiệm vụ tùy thuộc vào loại dự án đang được quản lý.

Tại SEOcrawl, chúng tôi sử dụng Kanban làm điểm khởi đầu, nhưng đã cải thiện quy trình dựa trên kinh nghiệm của chính mình.

Bạn muốn tìm hiểu cách thực hiện? Cứ tiếp tục đọc!

Dashboard

Khi vào công cụ, nhấp vào tùy chọn "Tasks" sẽ đưa bạn trực tiếp đến dashboard. Tại đây, bạn có thể xem tóm tắt tổng thể về trạng thái dự án thông qua danh sách các nhiệm vụ đang chờ và đã hoàn thành.

Danh sách/trạng thái nhiệm vụ

Đối với quản lý nhiệm vụ, chúng tôi đã bao gồm bốn cột tương ứng với bốn trạng thái khác nhau:

• ›To-do: các nhiệm vụ đã được đưa vào lịch nhưng chưa bắt đầu.- In progress: các nhiệm vụ đang được thực hiện.- QA: đảm bảo chất lượng. Các nhiệm vụ đã hoàn thành chờ xem xét cuối cùng bởi bên chịu trách nhiệm.- Done: các nhiệm vụ đã được hoàn thành thỏa đáng.

Mỗi tấm vé có thể được di chuyển giữa các cột khác nhau tùy thuộc vào trạng thái tương ứng của chúng. Ví dụ, một công việc đã hoàn thành đã được gửi đến QA để kiểm tra cuối cùng có thể trở lại trạng thái "In progress" nếu nó cần các sửa chữa hoặc thay đổi không lường trước được.

Tickets hoặc nhiệm vụ

Mỗi bước dự án nên được ghi lại trên ticket riêng của nó, dưới dạng một nhiệm vụ riêng biệt. Điều này có thể chứa bao nhiêu nhiệm vụ con cần thiết.

Dưới đây chúng tôi sẽ chỉ ra cách một nhiệm vụ mới được tạo, tuy nhiên một khía cạnh cần làm nổi bật là mỗi nhiệm vụ có thể được giao một người quản lý, một hoặc nhiều người theo dõi nhiệm vụ, thẻ, ngày đến hạn, v.v.

Cách bắt đầu tận dụng tối đa trình quản lý nhiệm vụ

Một trong những mục tiêu chính của chúng tôi tại SEOcrawl luôn là tạo ra các công cụ và chức năng hữu ích, làm cho các đội SEO hiệu quả và linh hoạt hơn, cho phép họ tiết kiệm thời gian. Dưới đây bạn sẽ tìm thấy một số ý tưởng về cách cấu trúc một SEO audit và các bước tiếp theo để tận dụng tối đa mỗi cải tiến!

Bước 1) SEO audit

Audit là bước đầu tiên của bất kỳ dự án SEO nào. Đó là một phân tích chi tiết về mọi thứ có thể ảnh hưởng đến vị trí tự nhiên của một website. Nếu được thực hiện tốt, kết quả là một danh sách các tối ưu hóa và hành động có thể được thực hiện. Đây là nơi bạn có thể bắt đầu tận dụng tối đa các chức năng SEOcrawl.

Bước 2) Backlog: nó là gì và nó được dùng để làm gì?

Backlog không gì khác hơn là một danh sách nhiệm vụ được ưu tiên. Các yếu tố quan trọng nhất xuất hiện ở đầu để đội nhóm có thể xem những gì cần được giao đầu tiên.

Hơn nữa, danh sách hiển thị tiêu đề của mỗi nhiệm vụ, trạng thái của nó, người chịu trách nhiệm hoàn thành nó, các thẻ mô tả, ngày đến hạn và các tham số về độ phức tạp, tác động và ưu tiên.

Phần này có thể được mô tả như một "kho ý tưởng". Đó là tất cả những gì chúng tôi muốn làm trong tương lai và, vì nó được ưu tiên, khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo, nó làm rõ những nhiệm vụ nào nên được thực hiện trước.

Bước 3) Bảng hoặc sprint

Khi các nhiệm vụ được sắp xếp theo ưu tiên và ngày, các nhiệm vụ ưu tiên có thể được di chuyển vào sprint và được phối hợp trong thời gian thực với tất cả các thành viên trong đội.

Có hai cách để di chuyển các nhiệm vụ giữa backlog và sprint: chúng có thể được kéo trực tiếp, hoặc có thể sử dụng chức năng "Move to board" – được tìm thấy bằng cách nhấp vào ba dấu chấm bên phải mức độ ưu tiên của mỗi nhiệm vụ.

Cho dù đội của bạn có sử dụng phương pháp sprint hay không, chức năng này sẽ cho phép bạn duy trì tập trung và làm rõ những nhiệm vụ ưu tiên nào xứng đáng nhận được sự chú ý đầy đủ của bạn.

Bước 4) Cách tạo một nhiệm vụ mới

Không có gì đơn giản hơn. Từ Dashboard hoặc Backlog, nhấp vào nút Add task, được tìm thấy ở cuối mỗi cột trạng thái trên Dashboard hoặc ở phía trên bên phải trong Backlog.

Nếu nó được thêm từ dashboard, nhiệm vụ sẽ được tạo trực tiếp trong cột được chọn, mặc dù trạng thái có thể được thay đổi sau đó.

Nhấp vào tùy chọn "Add task" sẽ mở hộp dưới đây:

• ›Tiêu đề nhiệm vụ: Tên của nhiệm vụ.- Trạng thái: thường các nhiệm vụ mới được giao trạng thái To-do, mặc dù không phải lúc nào cũng vậy.- Thẻ: cho mục đích tổ chức, các lĩnh vực hành động khác nhau phải được xác định và gán thẻ, ví dụ: nội dung, onpage, offpage, kỹ thuật SEO, v.v.- Người chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ.- Ngày bắt đầu và hoàn thành: cần thiết để theo dõi dòng thời gian dự án.- Tác động, độ phức tạp và ưu tiên. Chức năng này làm cho phần mềm của chúng tôi trở nên độc đáo so với các trình quản lý nhiệm vụ khác; nó sẽ được mô tả chi tiết hơn ở điểm tiếp theo.- Mô tả: cung cấp càng nhiều chi tiết được coi là phù hợp về nhiệm vụ, để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của người quản lý nó. Các thành viên đội cũng có thể được gắn thẻ.- Người theo dõi nhiệm vụ: gắn thẻ tất cả các thành viên đội cần được biết về bất kỳ thay đổi nào trong sự phát triển của nhiệm vụ; họ sẽ nhận được thông báo mỗi khi có sửa đổi.- Tệp đính kèm: các tệp có thể được đính kèm ở đây, nếu cần.

Bước 5) Cách các nhiệm vụ được ưu tiên: tác động và độ phức tạp

Việc ưu tiên các nhiệm vụ là điều cần thiết trong các dự án SEO, để những nhiệm vụ sẽ có tác động lớn nhất đến dự án được giải quyết trước.

Tại SEOcrawl, chúng tôi đã phát triển thuật toán riêng của mình để giúp thiết lập các ưu tiên, đặc biệt là khi bắt đầu dự án, khi thường khó biết bắt đầu từ đâu.

Mỗi nhiệm vụ được tạo có thể được giao tác động mà, với tư cách là một chuyên gia tư vấn, bạn nghĩ chúng sẽ có đối với dự án (thấp, cơ bản, trung bình, cao hoặc rất cao) và độ phức tạp của nhiệm vụ (thấp, cơ bản, trung bình, phức tạp, rất phức tạp).

Hệ thống sử dụng hai tham số này để tự động tính toán mức độ ưu tiên của nhiệm vụ trong dashboard:

• ›Nhiệm vụ ưu tiên Thấp.- Nhiệm vụ ưu tiên Trung bình.- Nhiệm vụ ưu tiên Cao.- Nhiệm vụ ưu tiên Tới hạn nên được thực hiện càng nhanh càng tốt.

Chức năng

Sau khi nhiệm vụ đã được tạo và được giao mức độ ưu tiên, người chịu trách nhiệm thực hiện sẽ nhận được thông báo qua email và sẽ có thể truy cập tất cả thông tin về nhiệm vụ.

Tại thời điểm này, hoặc nhiệm vụ được hiểu, được thực hiện và được chuyển sang trạng thái tiếp theo và người chịu trách nhiệm tiếp theo, hoặc nếu bất cứ điều gì về công việc hoặc các bước cần thiết vẫn chưa rõ ràng, nó có thể được hỏi với người quản lý hoặc các đồng nghiệp khác. Để đảm bảo rằng toàn bộ quy trình được ghi lại, SEOcrawl bao gồm một số chức năng cải thiện giao tiếp giữa các thành viên đội.

• ›Bình luận: bất cứ lúc nào, bất kỳ thành viên đội nào cũng có thể thêm bình luận trong trường này và những người theo dõi nhiệm vụ sẽ được thông báo.- Thẻ: các thành viên đội cũng có thể được gắn thẻ trực tiếp trong các trường mô tả, nhiệm vụ con và bình luận mà không phải thoát khỏi công cụ, gửi email hoặc gọi điện để giải quyết một câu hỏi cụ thể.- Nhiệm vụ con: nếu một nhiệm vụ được coi là quá phức tạp để được hoàn thành đầy đủ, nó có thể được chia thành các nhiệm vụ con dễ quản lý hơn, cho phép theo dõi tiến độ và mốc.

Giao tiếp với đội

Giao tiếp giữa các thành viên đội là rất quan trọng, đặc biệt trong các dự án SEO, nơi thường có các đội ở các địa điểm khác nhau, các văn phòng riêng biệt hoặc làm việc từ xa.

Hệ thống SEOcrawl cho phép tất cả các thành viên có quyền truy cập vào dashboard xem trạng thái dự án tổng thể và các nhiệm vụ được giao cho họ bất cứ lúc nào. Họ cũng sẽ nhận được thông báo nếu có thay đổi hoặc bình luận về bất kỳ công việc nào của họ.

Lưu trữ các nhiệm vụ SEO đã hoàn thành

Sau khi các nhiệm vụ được hoàn thành, chúng nên được lưu trữ. Từ trang "Archive" tất cả các ticket đã được triển khai trong dự án có thể được truy cập bất cứ lúc nào. Điều này cho phép kiểm tra công việc đã được thực hiện và cách nó đã được thực hiện. Đó là một cách đơn giản để giữ mọi thứ trong tầm kiểm soát.

Theo dõi tác động

Công việc SEO không kết thúc khi các nhiệm vụ được đề xuất hoàn thành... việc đo lường kết quả theo thời gian và báo cáo về chúng cũng quan trọng không kém.

Vì lý do này, SEOcrawl bao gồm một chức năng quan trọng khác cho phép quản lý audit và làm việc nhóm. Tích hợp vào biểu đồ hiệu suất có một hệ thống ghi chú, cho phép các thay đổi đã thực hiện được ghi lại và đo lường tác động chúng có đến dự án.

Tăng năng suất của bạn! Với trình quản lý nhiệm vụ SEOcrawl, hãy quản lý các dự án SEO của bạn từ chỉ một nền tảng. Không cần chia sẻ thông tin hoặc sử dụng nhiều dịch vụ. Phần mềm SEOcrawl làm cho công việc của bạn dễ dàng và hiệu quả hơn!

Đăng ký ngay miễn phí và bắt đầu tận dụng tối đa phần mềm của tương lai.