Hoe je de SEO-taken van je project beheert

Voordelen van Kanban-SEO-organisatie

We hebben het wiel niet opnieuw uitgevonden: Kanban-organisatie wordt al jaren gebruikt bij SEO, omdat het je in staat stelt om snel de status van projecttaken visueel te maken met de organisatie in kolommen (te doen, in uitvoering en afgerond). Er kunnen zoveel taken worden toegevoegd als nodig is, afhankelijk van het type project dat wordt beheerd.

Bij SEOcrawl gebruiken we Kanban als startpunt, maar we hebben het proces verbeterd op basis van onze eigen ervaring.

Wil je weten hoe? Lees gewoon verder!

Dashboard

Eenmaal binnen de tool, brengt het klikken op de optie "Taken" je rechtstreeks naar het dashboard. Hier zie je een algemene samenvatting van de projectstatus via de lijsten met openstaande en voltooide taken.

Takenlijsten/-statussen

Voor taakbeheer hebben we vier kolommen opgenomen die overeenkomen met de vier verschillende statussen:

• ›Te doen: taken die op de agenda staan maar nog niet zijn gestart.- In uitvoering: taken waaraan wordt gewerkt.- QA: kwaliteitsborging. Voltooide taken die wachten op een eindbeoordeling door de verantwoordelijke partij.- Klaar: taken die naar tevredenheid zijn voltooid.

Elk van de tickets kan tussen de verschillende kolommen worden verplaatst afhankelijk van hun respectievelijke statussen. Een voltooid werk dat ter eindcontrole aan QA is voorgelegd, kan bijvoorbeeld terugkeren naar de status "In uitvoering" als het correcties of wijzigingen vereist die niet waren voorzien.

Tickets of taken

Elk van de projectstappen moet op een eigen ticket worden gedocumenteerd, als een aparte taak. Dit kan op zijn beurt zoveel subtaken bevatten als nodig.

Hieronder laten we zien hoe een nieuwe taak wordt aangemaakt, maar één aspect dat we willen benadrukken is dat aan elke taak een manager, één of meer task trackers, tags, vervaldatums enz. kunnen worden toegewezen.

Hoe je het maximale uit de taakmanager kunt halen

Een van onze belangrijkste doelen bij SEOcrawl is altijd geweest om tools en functies te creëren die nuttig zijn en die SEO-teams efficiënter en flexibeler maken, zodat ze tijd kunnen besparen. Hieronder vind je enkele ideeën over hoe je een SEO-audit kunt structureren en de volgende stappen om het maximale uit elke verbetering te halen!

Stap 1) SEO-audit

De audit is de eerste stap van elk SEO-project. Het is een gedetailleerde analyse van alles wat de organische positionering van een website kan beïnvloeden. Als het goed wordt gedaan, is het resultaat een lijst met optimalisaties en acties die kunnen worden uitgevoerd. Dit is waar je het maximale uit de SEOcrawl-functies kunt gaan halen.

Stap 2) De backlog: wat is het en waarvoor wordt het gebruikt?

De backlog is niets anders dan een geprioriteerde lijst met taken. De belangrijkste elementen verschijnen aan het begin, zodat het team kan zien wat er als eerste moet worden geleverd.

Bovendien toont de lijst de titel van elke taak, de status, de persoon die verantwoordelijk is voor de voltooiing ervan, de beschrijvingstags, de vervaldatum en parameters van complexiteit, impact en prioriteit.

Deze sectie zou kunnen worden omschreven als een "voorraad ideeën". Het is alles wat we in de toekomst zouden willen doen en, omdat het is geprioriteerd, maakt het bij de overgang naar de volgende taak duidelijk welke taken eerst moeten worden uitgevoerd.

Stap 3) Bord of sprint

Zodra de taken zijn geordend op prioriteit en datum, kunnen de prioritaire taken worden verplaatst naar sprint en in real-time worden gecoördineerd met alle teamleden.

Er zijn twee manieren om taken tussen de backlog en sprint te verplaatsen: ze kunnen direct worden gesleept, of de functie "Verplaatsen naar bord" – te vinden door op de drie puntjes rechts van de prioriteit van elke taak te klikken – kan worden gebruikt.

Of je team de sprint-methodologie nu gebruikt of niet, deze functie stelt je in staat om gefocust te blijven en maakt duidelijk welke prioritaire taken je volledige aandacht verdienen.

Stap 4) Hoe je een nieuwe taak aanmaakt

Niets is eenvoudiger. Vanuit het Dashboard of de Backlog klik je op de knop Taak toevoegen, te vinden aan het einde van elke statuskolom op het Dashboard of rechtsboven in de Backlog.

Als deze wordt toegevoegd vanuit het dashboard, wordt de taak direct aangemaakt binnen de kolom die is geselecteerd, hoewel de status later kan worden gewijzigd.

Door op de optie "Taak toevoegen" te klikken, wordt het onderstaande vak geopend:

• ›Taaktitel: Naam van de taak.- Status: nieuwe taken krijgen meestal de status Te doen toegewezen, hoewel niet altijd.- Tag: voor organisatorische doeleinden moeten de verschillende werkgebieden worden gedefinieerd en tags worden toegewezen, bijv. content, onpage, offpage, technische SEO, enz.- Persoon verantwoordelijk voor het uitvoeren van de taak.- Begin- en einddatum: essentieel om de projecttijdlijn bij te houden.- Impact, complexiteit en prioriteit. Deze functie maakt onze software uniek vergeleken met andere taakmanagers; deze wordt in het volgende punt nader beschreven.- Beschrijving: zoveel details als gepast geacht worden over de taak, om het werk van de persoon die deze beheert, te vergemakkelijken. Teamleden kunnen ook worden getagd.- Task trackers: tagt alle teamleden die op de hoogte moeten worden gebracht van eventuele wijzigingen in de ontwikkeling van de taak; ze ontvangen een melding telkens wanneer er een wijziging is.- Bijlagen: bestanden kunnen hier worden bijgevoegd, indien nodig.

Stap 5) Hoe taken worden geprioriteerd: impact en complexiteit

Het prioriteren van taken is essentieel in SEO-projecten, zodat die met de grootste impact op het project als eerste worden aangepakt.

Bij SEOcrawl hebben we ons eigen algoritme ontwikkeld om prioriteiten te helpen vaststellen, vooral aan het begin van het project, wanneer het vaak moeilijk is om te weten waar te beginnen.

Aan elk van de aangemaakte taken kan de impact worden toegewezen waarvan jij als consultant denkt dat ze op het project zullen hebben (laag, basis, gemiddeld, hoog of zeer hoog) en de complexiteit van de taak (laag, basis, gemiddeld, complex, zeer complex).

Het systeem gebruikt deze twee parameters om automatisch de prioriteit van de taak binnen het dashboard te berekenen:

• ›Taken met lage prioriteit.- Taken met gemiddelde prioriteit.- Taken met hoge prioriteit.- Kritieke prioriteitstaken die zo snel mogelijk moeten worden uitgevoerd.

Functies

Zodra de taak is aangemaakt en een prioriteit heeft gekregen, ontvangt de persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan een e-mailmelding en heeft toegang tot alle informatie over de taak.

Op dit punt wordt de taak begrepen, uitgevoerd en doorgegeven aan de volgende status en verantwoordelijke persoon, of als er iets onduidelijk is over het werk of de vereiste stappen, kan dit worden besproken met de manager of andere collega's. Om ervoor te zorgen dat het hele proces wordt gedocumenteerd, bevat SEOcrawl een aantal functies die de communicatie verbeteren tussen teamleden.

• ›Opmerkingen: op elk moment kunnen teamleden een opmerking toevoegen in dit veld en degenen die de taak opvolgen, worden op de hoogte gesteld.- Tags: teamleden kunnen ook direct worden getagd in de beschrijvings-, subtaak- en commentaarvelden zonder de tool te hoeven verlaten, e-mails te sturen of te bellen om een specifieke vraag op te lossen.- Subtaken: als een taak te complex wordt geacht om volledig te worden voltooid, kan deze worden opgesplitst in beter beheersbare subtaken, waardoor voortgang en mijlpalen kunnen worden bijgehouden.

Communicatie met het team

Communicatie tussen teamleden is cruciaal, vooral in SEO-projecten, waar er vaak teams zijn op verschillende locaties, aparte kantoren of telewerken.

Het SEOcrawl-systeem stelt alle leden met toegang tot een dashboard in staat om de algemene projectstatus en de aan hen toegewezen taken op elk moment te zien. Ze ontvangen ook meldingen als er wijzigingen of opmerkingen zijn over hun werk.

Voltooide SEO-taken archiveren

Zodra de taken zijn voltooid, moeten ze worden gearchiveerd. Vanuit de pagina "Archief" zijn alle tickets die in het project zijn geïmplementeerd op elk moment toegankelijk. Hiermee kan het werk dat is gedaan en hoe het is uitgevoerd, worden gecontroleerd. Het is een eenvoudige manier om alles onder controle te houden.

Impactmonitoring

SEO-werk eindigt niet wanneer de voorgestelde taken zijn voltooid... het is net zo belangrijk om de resultaten in de tijd te meten en erover te rapporteren.

Daarom bevat SEOcrawl nog een belangrijke functie waarmee audits en teamwerk kunnen worden beheerd. Geïntegreerd in de prestatiegrafiek is er een notitie-systeem, waarmee de aangebrachte wijzigingen kunnen worden vastgelegd en de impact die deze op het project hebben gehad, kan worden gemeten.

Verhoog je productiviteit! Met SEOcrawl-taakmanager beheer je je SEO-projecten vanuit slechts één platform. Het is niet nodig om informatie te delen of meerdere diensten te gebruiken. SEOcrawl-software maakt je werk gemakkelijker en efficiënter!

Registreer je nu gratis en begin het beste te halen uit de software van de toekomst.