Wie du die SEO-Aufgaben deines Projekts verwaltest

Vorteile der Kanban-SEO-Organisation

Wir haben das Rad nicht neu erfunden: Die Kanban-Organisation wird seit Jahren mit SEO verwendet, weil sie es dir ermöglicht, den Status der Projektaufgaben mit ihrer Organisation in Spalten (zu erledigen, in Bearbeitung und erledigt) schnell zu visualisieren. Es können so viele Aufgaben hinzugefügt werden, wie für die Art des verwalteten Projekts erforderlich sind.

Bei SEOcrawl verwenden wir Kanban als Ausgangspunkt, haben den Prozess aber auf der Grundlage unserer eigenen Erfahrung verbessert.

Möchtest du wissen, wie? Lies einfach weiter!

Dashboard

Sobald du im Tool bist, führt dich ein Klick auf die Option "Aufgaben" direkt zum Dashboard. Hier kannst du eine Gesamtübersicht des Projektstatus über die Listen ausstehender und abgeschlossener Aufgaben sehen.

Aufgabenlisten/Status

Für die Aufgabenverwaltung haben wir vier Spalten integriert, die den vier verschiedenen Status entsprechen:

• ›Zu erledigen: Aufgaben, die auf der Agenda stehen, aber noch nicht begonnen wurden.- In Bearbeitung: Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird.- QA: Quality Assurance. Abgeschlossene Aufgaben, die auf die abschließende Überprüfung durch die verantwortliche Person warten.- Erledigt: Aufgaben, die zufriedenstellend abgeschlossen wurden.

Jedes der Tickets kann je nach Status zwischen den verschiedenen Spalten verschoben werden. Zum Beispiel kann eine abgeschlossene Aufgabe, die zur QA für die abschließende Prüfung eingereicht wurde, in den Status "In Bearbeitung" zurückkehren, wenn sie Korrekturen oder Änderungen erfordert, die nicht vorhergesehen waren.

Tickets oder Aufgaben

Jeder der Projektschritte sollte auf einem eigenen Ticket dokumentiert werden, als separate Aufgabe. Diese kann wiederum so viele Unteraufgaben enthalten wie nötig.

Im Folgenden zeigen wir, wie eine neue Aufgabe erstellt wird, jedoch ist ein Aspekt hervorzuheben, dass jeder Aufgabe ein Manager, ein oder mehrere Aufgaben-Tracker, Tags, Fälligkeitsdaten usw. zugewiesen werden können.

Wie du anfängst, das Beste aus dem Task-Manager herauszuholen

Eines unserer Hauptziele bei SEOcrawl war es immer, Tools und Funktionen zu schaffen, die nützlich sind und SEO-Teams effizienter und agiler machen, sodass sie Zeit sparen. Unten findest du einige Ideen, wie du ein SEO-Audit strukturieren und die nächsten Schritte unternehmen kannst, um das Beste aus jeder Verbesserung herauszuholen!

Schritt 1) SEO-Audit

Das Audit ist der erste Schritt eines jeden SEO-Projekts. Es ist eine detaillierte Analyse von allem, was die organische Positionierung einer Webseite beeinflussen kann. Wenn es gut gemacht wird, ist das Ergebnis eine Liste von Optimierungen und Aktionen, die durchgeführt werden können. Hier kannst du anfangen, das Beste aus den SEOcrawl-Funktionen herauszuholen.

Schritt 2) Das Backlog: Was ist es und wofür wird es verwendet?

Das Backlog ist nichts anderes als eine priorisierte Liste von Aufgaben. Die wichtigsten Elemente erscheinen am Anfang, sodass das Team sehen kann, was zuerst geliefert werden muss.

Außerdem zeigt die Liste den Titel jeder Aufgabe, ihren Status, die für ihre Erledigung verantwortliche Person, die Beschreibungs-Tags, das Fälligkeitsdatum sowie Parameter für Komplexität, Auswirkung und Priorität.

Dieser Abschnitt könnte als "Vorrat an Ideen" beschrieben werden. Es ist alles, was wir in Zukunft tun möchten, und da es priorisiert ist, macht es beim Übergang zur nächsten Aufgabe deutlich, welche Aufgaben zuerst durchgeführt werden sollten.

Schritt 3) Board oder Sprint

Sobald die Aufgaben nach Priorität und Datum geordnet sind, können die prioritären Aufgaben in den Sprint verschoben und in Echtzeit mit allen Team-Mitgliedern koordiniert werden.

Es gibt zwei Wege, Aufgaben zwischen dem Backlog und dem Sprint zu verschieben: Sie können entweder direkt gezogen werden, oder die Funktion "Zum Board verschieben" – zu finden durch Klicken auf die drei Punkte rechts neben der Priorität jeder Aufgabe – kann verwendet werden.

Egal, ob dein Team die Sprint-Methodik verwendet oder nicht, diese Funktion erlaubt dir, fokussiert zu bleiben, und macht klar, welche prioritären Aufgaben deine volle Aufmerksamkeit verdienen.

Schritt 4) Wie man eine neue Aufgabe erstellt

Es könnte nicht einfacher sein. Klicke vom Dashboard oder Backlog aus auf den Button "Aufgabe hinzufügen", der am Ende jeder Statusspalte im Dashboard oder oben rechts im Backlog zu finden ist.

Wenn sie vom Dashboard aus hinzugefügt wird, wird die Aufgabe direkt innerhalb der ausgewählten Spalte erstellt, obwohl der Status nachträglich geändert werden kann.

Ein Klick auf die Option "Aufgabe hinzufügen" öffnet die folgende Box:

• ›Aufgabentitel: Name der Aufgabe.- Status: Üblicherweise wird neuen Aufgaben der Status "Zu erledigen" zugewiesen, allerdings nicht immer.- Tag: Zu organisatorischen Zwecken müssen die verschiedenen Aktionsfelder definiert und mit Tags versehen werden, z. B. Content, Onpage, Offpage, technisches SEO usw.- Verantwortliche Person für die Erledigung der Aufgabe.- Start- und Abschlussdatum: Wesentlich, um den Projektzeitplan im Auge zu behalten.- Auswirkung, Komplexität und Priorität. Diese Funktion macht unsere Software einzigartig im Vergleich zu anderen Task-Managern; sie wird im nächsten Punkt detaillierter beschrieben.- Beschreibung: So viele Details wie für angemessen gehalten werden über die Aufgabe, um die Arbeit der Person, die sie verwaltet, zu erleichtern. Team-Mitglieder können auch getaggt werden.- Aufgaben-Tracker: Tags alle Team-Mitglieder, die über etwaige Änderungen in der Entwicklung der Aufgabe informiert werden sollten; sie erhalten jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn eine Modifikation vorliegt.- Anhänge: Hier können bei Bedarf Dateien angehängt werden.

Schritt 5) Wie Aufgaben priorisiert werden: Auswirkung und Komplexität

Aufgaben zu priorisieren ist in SEO-Projekten essenziell, sodass diejenigen, die die größte Auswirkung auf das Projekt haben werden, zuerst angegangen werden.

Bei SEOcrawl haben wir unseren eigenen Algorithmus entwickelt, um bei der Festlegung von Prioritäten zu helfen, vor allem zu Beginn des Projekts, wenn es oft schwierig ist zu wissen, wo man anfangen soll.

Jeder der erstellten Aufgaben kann die Auswirkung zugewiesen werden, von der du als Berater denkst, dass sie das Projekt haben wird (niedrig, einfach, mittel, hoch oder sehr hoch), und die Komplexität der Aufgabe (niedrig, einfach, mittel, komplex, sehr komplex).

Das System verwendet diese beiden Parameter, um die Priorität der Aufgabe automatisch innerhalb des Dashboards zu berechnen:

• ›Niedrige Prioritätsaufgaben.- Mittlere Prioritätsaufgaben.- Hohe Prioritätsaufgaben.- Kritische Prioritätsaufgaben, die so schnell wie möglich durchgeführt werden sollten.

Funktionen

Sobald die Aufgabe erstellt und mit einer Priorität versehen wurde, erhält die für ihre Erledigung verantwortliche Person eine E-Mail-Benachrichtigung und kann auf alle Informationen zur Aufgabe zugreifen.

An diesem Punkt wird die Aufgabe entweder verstanden, durchgeführt und an den nächsten Status und die nächste verantwortliche Person übergeben, oder wenn etwas an der Arbeit oder den erforderlichen Schritten unklar bleibt, kann es mit dem Manager oder anderen Kollegen geklärt werden. Um sicherzustellen, dass der gesamte Prozess dokumentiert wird, enthält SEOcrawl eine Reihe von Funktionen, die die Kommunikation zwischen Team-Mitgliedern verbessern.

• ›Kommentare: Jederzeit kann jedes der Team-Mitglieder einen Kommentar in diesem Feld hinzufügen, und diejenigen, die die Aufgabe verfolgen, werden benachrichtigt.- Tags: Team-Mitglieder können auch direkt in den Beschreibungs-, Unteraufgaben- und Kommentarfeldern getaggt werden, ohne das Tool verlassen, E-Mails senden oder Anrufe tätigen zu müssen, um eine bestimmte Frage zu klären.- Unteraufgaben: Wenn eine Aufgabe als zu komplex angesehen wird, um vollständig erledigt zu werden, kann sie in besser handhabbare Unteraufgaben aufgeteilt werden, sodass Fortschritt und Meilensteine verfolgt werden können.

Kommunikation mit dem Team

Die Kommunikation zwischen Team-Mitgliedern ist entscheidend, vor allem in SEO-Projekten, wo es oft Teams an verschiedenen Standorten, separate Büros oder Telearbeit gibt.

Das SEOcrawl-System ermöglicht es allen Mitgliedern mit Zugriff auf ein Dashboard, jederzeit den allgemeinen Projektstatus und die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu sehen. Sie erhalten auch Benachrichtigungen, wenn es Änderungen oder Kommentare zu einer ihrer Arbeiten gibt.

Archivierung abgeschlossener SEO-Aufgaben

Sobald die Aufgaben abgeschlossen sind, sollten sie archiviert werden. Von der "Archiv"-Seite können jederzeit alle im Projekt umgesetzten Tickets abgerufen werden. So kann überprüft werden, welche Arbeit erledigt wurde und wie sie ausgeführt wurde. Es ist eine einfache Methode, alles unter Kontrolle zu halten.

Wirkungsmonitoring

SEO-Arbeit endet nicht, wenn die vorgeschlagenen Aufgaben erledigt sind... es ist genauso wichtig, die Ergebnisse über die Zeit zu messen und darüber zu berichten.

Aus diesem Grund enthält SEOcrawl eine weitere Schlüsselfunktion, die es ermöglicht, Audits und Teamarbeit zu verwalten. In den Performance-Graph integriert ist ein Notiz-System, das es ermöglicht, die vorgenommenen Änderungen aufzuzeichnen und die Auswirkung, die sie auf das Projekt hatten, zu messen.

Steigere deine Produktivität! Mit dem SEOcrawl-Task-Manager verwaltest du deine SEO-Projekte von nur einer Plattform aus. Es besteht keine Notwendigkeit, Informationen mit mehreren Diensten zu teilen oder zu nutzen. Die SEOcrawl-Software macht deine Arbeit einfacher und effizienter!

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