Jak zarządzać zadaniami SEO w swoim projekcie

Zalety organizacji SEO w stylu Kanban

Nie wynaleźliśmy koła na nowo: organizacja Kanban jest stosowana w SEO od lat, ponieważ pozwala szybko wizualizować status zadań projektu dzięki organizacji w kolumnach (do zrobienia, w trakcie i ukończone). Można dodać tyle zadań, ile potrzeba, w zależności od typu zarządzanego projektu.

W SEOcrawl używamy Kanban jako punktu wyjścia, ale poprawiliśmy proces na podstawie naszego własnego doświadczenia.

Chcesz dowiedzieć się jak? Po prostu czytaj dalej!

Dashboard

Po wejściu do narzędzia kliknięcie opcji „Zadania” przeniesie Cię bezpośrednio do dashboardu. Tutaj możesz zobaczyć ogólne podsumowanie statusu projektu poprzez listy oczekujących i ukończonych zadań.

Listy/statusy zadań

Do zarządzania zadaniami uwzględniliśmy cztery kolumny, które odpowiadają czterem różnym statusom:

• ›Do zrobienia: zadania, które są w planach, ale jeszcze się nie rozpoczęły.- W trakcie: zadania, nad którymi obecnie się pracuje.- QA: kontrola jakości. Ukończone zadania oczekujące na ostateczną weryfikację przez osobę odpowiedzialną.- Wykonane: zadania, które zostały ukończone w sposób zadowalający.

Każdy z tickets może być przenoszony między różnymi kolumnami w zależności od ich odpowiednich statusów. Na przykład, ukończone zadanie, które zostało przesłane do QA do ostatecznej kontroli, może wrócić do statusu „W trakcie”, jeśli wymaga poprawek lub zmian, które nie były przewidziane.

Tickets lub zadania

Każdy z kroków projektu powinien być udokumentowany na własnym ticketcie, jako oddzielne zadanie. To z kolei może zawierać tyle pod-zadań, ile potrzeba.

Poniżej pokażemy, jak tworzy się nowe zadanie, jednak jednym z aspektów do podkreślenia jest to, że każdemu zadaniu można przypisać menedżera, jednego lub więcej obserwatorów zadań, tagi, terminy itp.

Jak zacząć w pełni wykorzystywać menedżer zadań

Jednym z naszych głównych celów w SEOcrawl zawsze było tworzenie narzędzi i funkcji, które są użyteczne i które czynią zespoły SEO bardziej efektywnymi i sprawnymi, pozwalając im zaoszczędzić czas. Poniżej znajdziesz kilka pomysłów, jak ustrukturyzować audyt SEO i jakie kolejne kroki podjąć, aby maksymalnie wykorzystać każde ulepszenie!

Krok 1) Audyt SEO

Audyt to pierwszy krok każdego projektu SEO. Jest to szczegółowa analiza wszystkiego, co może wpłynąć na pozycjonowanie organiczne witryny. Jeśli zostanie wykonany dobrze, rezultatem jest lista optymalizacji i działań, które można przeprowadzić. To jest miejsce, gdzie możesz zacząć w pełni wykorzystywać funkcje SEOcrawl.

Krok 2) Backlog: czym jest i do czego służy?

Backlog to nic innego jak priorytetyzowana lista zadań. Najważniejsze elementy pojawiają się na początku, aby zespół mógł zobaczyć, co należy dostarczyć najpierw.

Co więcej, lista pokazuje tytuł każdego zadania, jego status, osobę odpowiedzialną za jego ukończenie, tagi opisu, termin oraz parametry złożoności, wpływu i priorytetu.

Tę sekcję można opisać jako „magazyn pomysłów”. To wszystko, co chcielibyśmy zrobić w przyszłości, a ponieważ jest to priorytetyzowane, przy przechodzeniu do następnego zadania jasne jest, które zadania powinny być przeprowadzone w pierwszej kolejności.

Krok 3) Tablica lub sprint

Gdy zadania są uporządkowane według priorytetu i daty, priorytetowe zadania mogą zostać przeniesione do sprintu i koordynowane w czasie rzeczywistym ze wszystkimi członkami zespołu.

Istnieją dwa sposoby na przeniesienie zadań między backlogiem a sprintem: można je przeciągnąć bezpośrednio lub można użyć funkcji „Przenieś do tablicy” – znajdującej się przez kliknięcie trzech kropek po prawej stronie priorytetu każdego zadania.

Niezależnie od tego, czy Twój zespół używa metodologii sprintów, czy nie, ta funkcja pozwoli Ci pozostać skoncentrowanym i sprawia, że jasne jest, które priorytetowe zadania zasługują na Twoją pełną uwagę.

Krok 4) Jak utworzyć nowe zadanie

Nic prostszego. Z dashboardu lub backlogu kliknij przycisk Dodaj zadanie, znajdujący się na końcu każdej kolumny statusu na dashboardzie lub w prawym górnym rogu w backlogu.

Jeśli jest dodawane z dashboardu, zadanie zostanie utworzone bezpośrednio w wybranej kolumnie, choć status można następnie zmienić.

Kliknięcie opcji „Dodaj zadanie” otworzy poniższe okno:

• ›Tytuł zadania: Nazwa zadania.- Status: zwykle nowym zadaniom jest przypisywany status Do zrobienia, choć nie zawsze.- Tag: dla celów organizacyjnych należy zdefiniować różne pola działania i przypisać tagi, np. content, onpage, offpage, techniczne SEO itp.- Osoba odpowiedzialna za wykonanie zadania.- Data rozpoczęcia i ukończenia: niezbędna do śledzenia harmonogramu projektu.- Wpływ, złożoność i priorytet. Ta funkcja czyni nasz software unikalnym w porównaniu z innymi menedżerami zadań; zostanie opisana bardziej szczegółowo w następnym punkcie.- Opis: dostarczana jest ta tyle szczegółów, ile uważa się za stosowne, na temat zadania, aby ułatwić pracę osoby nim zarządzającej. Członkowie zespołu mogą być również tagowani.- Obserwatorzy zadań: taguje wszystkich członków zespołu, którzy powinni być świadomi wszelkich zmian w rozwoju zadania; będą otrzymywać powiadomienie za każdym razem, gdy nastąpi modyfikacja.- Załączniki: tutaj można dołączyć pliki, w razie potrzeby.

Krok 5) Jak zadania są priorytetyzowane: wpływ i złożoność

Priorytetyzowanie zadań jest niezbędne w projektach SEO, aby te, które będą miały największy wpływ na projekt, były podejmowane jako pierwsze.

W SEOcrawl opracowaliśmy nasz własny algorytm, aby pomóc ustalić priorytety, zwłaszcza na początku projektu, gdy często trudno jest wiedzieć, od czego zacząć.

Każdemu z utworzonych zadań można przypisać wpływ, który jako konsultant uważasz, że będą miały na projekt (niski, podstawowy, średni, wysoki lub bardzo wysoki) oraz złożoność zadania (niska, podstawowa, średnia, złożona, bardzo złożona).

System używa tych dwóch parametrów, aby automatycznie obliczyć priorytet zadania w obrębie dashboardu:

• ›Zadania o niskim priorytecie.- Zadania o średnim priorytecie.- Zadania o wysokim priorytecie.- Zadania o krytycznym priorytecie, które powinny być wykonane jak najszybciej.

Funkcje

Po utworzeniu zadania i przypisaniu mu priorytetu, osoba odpowiedzialna za jego wykonanie otrzyma powiadomienie e-mail i będzie mogła uzyskać dostęp do wszystkich informacji o zadaniu.

W tym momencie zadanie jest zrozumiane, wykonane i przekazane do następnego statusu i osoby odpowiedzialnej, lub jeśli cokolwiek dotyczące pracy lub wymaganych kroków pozostaje niejasne, można to omówić z menedżerem lub innymi kolegami. Aby zapewnić, że cały proces jest udokumentowany, SEOcrawl zawiera szereg funkcji, które poprawiają komunikację między członkami zespołu.

• ›Komentarze: w dowolnym momencie którykolwiek z członków zespołu może dodać komentarz w tym polu, a osoby śledzące zadanie zostaną o tym powiadomione.- Tagi: członkowie zespołu mogą być również bezpośrednio tagowani w polach opisu, podzadania i komentarza bez konieczności wychodzenia z narzędzia, wysyłania e-maili lub wykonywania połączeń telefonicznych w celu rozwiązania konkretnego pytania.- Pod-zadania: jeśli zadanie jest uważane za zbyt złożone, aby zostać wykonane w całości, może zostać podzielone na bardziej zarządzalne pod-zadania, umożliwiając śledzenie postępów i kamieni milowych.

Komunikacja z zespołem

Komunikacja między członkami zespołu jest kluczowa, zwłaszcza w projektach SEO, gdzie często są zespoły w różnych lokalizacjach, oddzielnych biurach lub pracujące zdalnie.

System SEOcrawl pozwala wszystkim członkom z dostępem do dashboardu zobaczyć ogólny status projektu i przypisane do nich zadania w dowolnym momencie. Otrzymają również powiadomienia, jeśli będą zmiany lub komentarze do którejkolwiek z ich prac.

Archiwizowanie ukończonych zadań SEO

Gdy zadania są ukończone, należy je zarchiwizować. Ze strony „Archiwum” można uzyskać dostęp do wszystkich tickets, które zostały wdrożone w projekcie, w dowolnym momencie. Pozwala to na sprawdzenie pracy, która została wykonana, i jak została wykonana. Jest to prosty sposób na utrzymanie wszystkiego pod kontrolą.

Monitorowanie wpływu

Praca SEO nie kończy się, gdy proponowane zadania zostały ukończone... równie ważne jest mierzenie wyników w czasie i raportowanie o nich.

Z tego powodu SEOcrawl zawiera kolejną kluczową funkcję, która umożliwia zarządzanie audytami i pracą zespołową. Zintegrowany z wykresem wydajności jest system notatek, który pozwala na rejestrowanie wprowadzonych zmian i mierzenie wpływu, jaki miały na projekt.

Zwiększ swoją produktywność! Z menedżerem zadań SEOcrawl zarządzaj swoimi projektami SEO z zaledwie jednej platformy. Nie ma potrzeby udostępniania informacji ani używania wielu usług. Software SEOcrawl czyni Twoją pracę łatwiejszą i bardziej efektywną!

Zarejestruj się teraz za darmo i zacznij wyciągać to, co najlepsze z software'u przyszłości.