Come gestire le attività SEO del tuo progetto

Vantaggi dell'organizzazione Kanban SEO

Non abbiamo reinventato la ruota: l'organizzazione Kanban è stata utilizzata con la SEO per anni, perché ti permette di visualizzare rapidamente lo stato delle attività del progetto con la sua organizzazione in colonne (da fare, in corso e finito). Possono essere aggiunte tutte le attività richieste a seconda del tipo di progetto da gestire.

In SEOcrawl utilizziamo Kanban come punto di partenza, ma abbiamo migliorato il processo basandoci sulla nostra esperienza.

Vuoi scoprire come? Continua a leggere!

Dashboard

Una volta dentro lo strumento, cliccando sull'opzione "Attività" verrai portato direttamente alla dashboard. Qui puoi vedere un riepilogo complessivo dello stato del progetto tramite gli elenchi delle attività in sospeso e completate.

Liste di attività/stati

Per la gestione delle attività abbiamo incluso quattro colonne che corrispondono ai quattro diversi stati:

• ›Da fare: attività che sono in agenda ma non ancora iniziate.- In corso: attività su cui si sta lavorando.- QA: quality assurance. Attività completate in attesa della revisione finale da parte del responsabile.- Fatto: attività che sono state completate in modo soddisfacente.

Ciascuno dei ticket può essere spostato tra le diverse colonne a seconda del rispettivo stato. Ad esempio, un lavoro completato che è stato sottoposto al QA per il controllo finale può tornare allo stato "In corso" se richiede correzioni o modifiche non previste.

Ticket o attività

Ciascuno dei passaggi del progetto dovrebbe essere documentato sul proprio ticket, come attività separata. Questo, a sua volta, può contenere quante sotto-attività necessarie.

Di seguito mostreremo come si crea una nuova attività, tuttavia un aspetto da evidenziare è che a ogni attività possono essere assegnati un manager, uno o più tracker dell'attività, tag, date di scadenza, ecc.

Come iniziare a sfruttare al massimo il task manager

Uno dei nostri obiettivi principali in SEOcrawl è sempre stato creare strumenti e funzioni utili e che rendano i team SEO più efficienti e agili, permettendo loro di risparmiare tempo. Di seguito troverai alcune idee su come strutturare un audit SEO e i prossimi passi da fare per sfruttare al massimo ogni miglioramento!

Step 1) Audit SEO

L'audit è il primo passo di qualsiasi progetto SEO. È un'analisi dettagliata di tutto ciò che può influenzare il posizionamento organico di un sito web. Se fatto bene, il risultato è un elenco di ottimizzazioni e azioni che possono essere eseguite. Qui puoi iniziare a sfruttare al massimo le funzioni di SEOcrawl.

Step 2) Il backlog: cos'è e a cosa serve?

Il backlog non è altro che una lista prioritizzata di attività. Gli elementi più importanti appaiono all'inizio in modo che il team possa vedere cosa deve essere consegnato per primo.

Inoltre, l'elenco mostra il titolo di ogni attività, il suo stato, la persona responsabile del suo completamento, i tag descrittivi, la data di scadenza e i parametri di complessità, impatto e priorità.

Questa sezione potrebbe essere descritta come uno "stoccaggio di idee". È tutto ciò che vorremmo fare in futuro e, poiché è prioritizzato, quando si passa all'attività successiva, rende chiaro quali attività dovrebbero essere svolte per prime.

Step 3) Board o sprint

Una volta che le attività sono ordinate per priorità e data, le attività prioritarie possono essere spostate nello sprint e coordinate in tempo reale con tutti i membri del team.

Ci sono due modi per spostare le attività tra il backlog e lo sprint: possono essere trascinate direttamente, oppure può essere utilizzata la funzione "Sposta nella board" – che si trova cliccando sui tre punti a destra della priorità di ogni attività.

Sia che il tuo team utilizzi la metodologia sprint o meno, questa funzione ti permetterà di rimanere concentrato e renderà chiaro quali attività prioritarie meritano la tua piena attenzione.

Step 4) Come creare una nuova attività

Niente di più semplice. Dalla Dashboard o dal Backlog, clicca sul pulsante Aggiungi attività, che si trova alla fine di ogni colonna di stato sulla Dashboard o in alto a destra nel Backlog.

Se viene aggiunta dalla dashboard, l'attività verrà creata direttamente all'interno della colonna selezionata, anche se lo stato può essere successivamente cambiato.

Cliccando sull'opzione "Aggiungi attività" si aprirà la casella sottostante:

• ›Titolo dell'attività: Nome dell'attività.- Stato: di solito alle nuove attività viene assegnato lo stato Da fare, anche se non sempre.- Tag: per scopi organizzativi, devono essere definiti i diversi campi di azione e assegnati tag, ad es. contenuto, onpage, offpage, SEO tecnico, ecc.- Persona responsabile dell'esecuzione dell'attività.- Data di inizio e completamento: essenziale per tenere traccia della timeline del progetto.- Impatto, complessità e priorità. Questa funzione rende il nostro software unico rispetto ad altri task manager; sarà descritta più dettagliatamente nel prossimo punto.- Descrizione: viene fornito quanto dettaglio si ritiene appropriato sull'attività, per facilitare il lavoro della persona che la gestisce. I membri del team possono anche essere taggati.- Tracker dell'attività: tagga tutti i membri del team che dovrebbero essere informati di eventuali modifiche nello sviluppo dell'attività; riceveranno una notifica ogni volta che c'è una modifica.- Allegati: i file possono essere allegati qui, se necessario.

Step 5) Come si prioritizzano le attività: impatto e complessità

Prioritizzare le attività è essenziale nei progetti SEO, in modo che quelle che avranno il maggior impatto sul progetto vengano affrontate per prime.

In SEOcrawl, abbiamo sviluppato il nostro algoritmo per aiutare a stabilire le priorità, soprattutto all'inizio del progetto, quando spesso è difficile sapere da dove cominciare.

A ciascuna delle attività create può essere assegnato l'impatto che, come consulente, pensi avranno sul progetto (basso, base, medio, alto o molto alto) e la complessità dell'attività (bassa, base, media, complessa, molto complessa).

Il sistema utilizza questi due parametri per calcolare automaticamente la priorità dell'attività all'interno della dashboard:

• ›Attività a priorità bassa.- Attività a priorità media.- Attività a priorità alta.- Attività a priorità critica che dovrebbero essere svolte il più rapidamente possibile.

Funzionalità

Una volta creata l'attività e assegnata una priorità, la persona responsabile della sua esecuzione riceverà una notifica via email e sarà in grado di accedere a tutte le informazioni sull'attività.

A questo punto, o l'attività viene compresa, eseguita e passata allo stato successivo e al responsabile, oppure se qualcosa sul lavoro o sui passaggi richiesti rimane poco chiaro, può essere chiesto al manager o ad altri colleghi. Per garantire che l'intero processo sia documentato, SEOcrawl include una serie di funzioni che migliorano la comunicazione tra i membri del team.

• ›Commenti: in qualsiasi momento, qualsiasi membro del team può aggiungere un commento in questo campo e le persone che seguono l'attività verranno notificate.- Tag: i membri del team possono anche essere taggati direttamente nei campi descrizione, sotto-attività e commento senza dover uscire dallo strumento, inviare email o effettuare chiamate per risolvere una domanda specifica.- Sotto-attività: se un'attività è considerata troppo complessa per essere completata interamente, può essere scomposta in sotto-attività più gestibili, consentendo di tracciare progressi e milestone.

Comunicazione con il team

La comunicazione tra i membri del team è cruciale, soprattutto nei progetti SEO, dove spesso ci sono team in luoghi diversi, uffici separati o telelavoro.

Il sistema SEOcrawl permette a tutti i membri con accesso a una dashboard di vedere lo stato complessivo del progetto e le attività loro assegnate in qualsiasi momento. Riceveranno anche notifiche se ci sono modifiche o commenti su qualsiasi loro lavoro.

Archiviazione delle attività SEO completate

Una volta che le attività sono completate, dovrebbero essere archiviate. Dalla pagina "Archivio" è possibile accedere in qualsiasi momento a tutti i ticket che sono stati implementati nel progetto. Ciò consente di verificare il lavoro svolto e come è stato eseguito. È un modo semplice per tenere tutto sotto controllo.

Monitoraggio dell'impatto

Il lavoro SEO non finisce quando le attività proposte sono terminate... è altrettanto importante misurare i risultati nel tempo e farne un report.

Per questo motivo, SEOcrawl include un'altra funzione chiave che consente di gestire audit e lavoro di squadra. Integrato nel grafico delle prestazioni c'è un sistema di note, che permette di registrare le modifiche apportate e misurare l'impatto che hanno avuto sul progetto.

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